По следам Генри Форда: 5 шагов к автоматизации бизнеса

В 1914 году Генри Форд автоматизировал производство автомобилей и превратил их из предмета роскоши в доступное средство передвижения, заработав на этом целое состояние.

Сегодня многие компании также стремятся автоматизировать бизнес-процессы: если на выполнение конкретных задач уходит слишком много времени или они требуют много ресурсов, значит пора что-то менять. Анастасия Гайсина, генеральный директор «БИЗНЕС ХЕЛП», расскажет о пяти ключевых этапах автоматизации бизнес-процессов.

Анастасия Гайсина

Генеральный директор «БИЗНЕС ХЕЛП».

Зачем автоматизировать бизнес-процессы

Бизнес-процессы — это все процессы, которые происходят в компании: найм персонала, продажа продуктов, оказание услуг, утверждение отпусков и другие. Они различаются по масштабу, количеству задействованных сотрудников и сложности. Чтобы упростить процессы, улучшить их качество, сроки проведения работ, снизить стоимость продукции, увеличить доход организации, применяется автоматизация.

Например, до Генри Форда автомобили на всех заводах собирались вручную и были очень дорогими. Форд понимал, что для снижения цены нужно снизить себестоимость автомобилей, что, как следствие, приведет к росту продаж. И сделать это можно за счет автоматизации производства. Так, Форд впервые применил конвейерный метод для массовой сборки автомобилей, совершив настоящий переворот в промышленности. В итоге время изготовления одного автомобиля сократилось с 12 до 1,5 часов, а его стоимость снизилась практически в 2,5 раза.

Сегодня многие компании стараются оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы. Обычно работы ведутся в двух направлениях:

Автоматизация основных бизнес-процессов. Например, управление работой с клиентами, продажами, продуктами. Цель — рост объема продаж, дохода компании.
Автоматизация поддерживающих процессов. Например, делопроизводство, отчетность, бухучет. Цель — сократить трудозатраты специалистов и время на выполнение рутинной работы.

Автоматизация бизнес-процессов включает пять основных этапов:

Постановка цели.
Планирование.
Внедрение.
Сбор обратной связи.
Оптимизация.

На примере бизнес-процесса рекрутинга рассмотрим, как происходит поэтапная автоматизация.

Этапы автоматизации

Постановка цели

Прежде всего, нужно проанализировать и понять, как процесс происходит сейчас, что он включает, какие ресурсы требуются для его осуществления. После этого определите, что и для чего вы хотите автоматизировать.

Правильно сформулированная цель — важная часть автоматизации. Какую бы идеальную картинку руководитель, затеявший автоматизацию, ни нарисовал в голове, идею внедрения нововведения на практике необходимо «продать» сотрудникам. И если одним, например, руководителям подразделений, будет достаточно показать цифры роста прибыли или упрощение контроля подчиненных, то для рядовых сотрудников важно другое. Как вариант, упрощение достижения плана. А для этого нужно видеть конечную точку и все её преимущества, чтобы объяснить персоналу, как сейчас и как будет после внедрения автоматизации.

Исходные данные: в компании работает один HR-менеджер. Для масштабирования организации есть потребность ежемесячно нанимать четырех менеджеров по продажам. Это массовый поиск, поэтому необходимо обработать большое количество резюме.

Было: резюме размещены на одном портале, база собирается на другом. На платную версию портала с хранением базы бюджет не выделяют, а это ограничивает функционал: сообщения или звонки совершаются вручную. Ежедневно есть возможность обрабатывать не более 30 резюме.

На фоне этого хаоса конверсия не рассчитывается, поскольку требуется большое количество времени на ручной сбор информации по каждому этапу из разных мест — это критично по времени.

Цель: сократить время на первичный отсев кандидатов, время от первого просмотра резюме до собеседования с кандидатом, а также найти способ собирать и анализировать данные о работе HR в количественных показателях. Автоматизация рутинных действий продается HR достаточно легко.

2. Планирование

После сбора информации о том, как процесс происходит сейчас, и постановки цели переходим к ее декомпозиции и прописываем план автоматизации. Для этого анализируем каждый шаг имеющихся процессов, проверяем, правильно ли расставлены границы процессов, отмечаем узкие места и места, в которых автоматизация наиболее очевидна.

Было (краткое описание одного этапа): когда все резюме по одному загружены на портал базы кандидатов, каждый контакт по очереди вносится в телефонную книгу. Затем отправляется шаблонное сообщение в мессенджер. Сотрудник заносит контакт в ежедневник для контроля на следующий день. Если человек отвечает, то он вычеркивает его из списка контроля. Если нет, на следующий день ищет по списку всех, кто не ответил, и звонит им.

Стало: всю базу перенесли в имеющуюся CRM с оплаченным функциональным тарифом, создав отдельное направление сделки. Теперь база формируется заполнением трех полей: имя, вакансия, ссылка на резюме. Всё это копируется в два клика с сайта с вакансиями. Затем роботы сами формируют ссылки для открытия диалога в мессенджере и пишут сообщение с указанием имени, вакансии. HR-менеджеру остается только передвигать карточки по стадиям и отправлять сообщения в два клика с компьютера.

3. Внедрение

На данном этапе у вас уже есть перечень рабочих моментов и ситуаций, которые вы хотите автоматизировать. Также есть план по внедрению. Из практики скажу, что это самый трудный этап. В остальных этапах участвует не так много людей, и они заинтересованы в успехе автоматизации. А вот на этапе внедрения в игру вступают все сотрудники, задействованные в процессе. И здесь будьте готовы к тому, что не каждый захочет принимать нововведения, поскольку автоматизация обнажает рабочий день персонала.

К моменту перехода на данный этап мы поняли, какие именно процессы в рекрутинге хотим автоматизировать. Например, качественная и полная отработка всех резюме, анкетирование на собеседовании, проведение обучения, тестирования.

На этапе внедрения самое важное — не оставлять менеджера один на один с новыми функциями, поскольку большое количество вопросов просто неизбежно. Поэтому первая неделя проводилась в формате адаптации, с наставником, как для новых сотрудников. При такой схеме HR сразу задавал интересующие вопросы и давал обратную связь, где что-то просто непривычно, а где — действительно неудобно на практике.

4. Сбор обратной связи

Через какое время перейти к сбору обратной связи, зависит от цикла жизни конкретного процесса. Важно, чтобы в новом виде цикл повторился пару десятков-сотен раз, в зависимости от сложности. На этом этапе собирается как субъективное мнение участников процесса или его клиентов, так и объективные показатели в виде цифр. Важно отделять истинную информацию от ложной.

Этот этап позволяет понять, автоматизация процесса приблизила вас хотя бы на шаг к конечной цели или нет. Далее необходимо собрать все данные: что получилось, что не не получилось и почему.

Так как с рядовым сотрудником внедрение проводилось совместно, то и обратная связь собиралась сразу, в процессе работы. Иногда мы параллельно оптимизировали мелкие элементы. Например, отказались от стадии звонка, т. к. обработка кандидатов лучше проходила в мессенджерах, а также добавили необходимое поле «Тип отклика кандидата». Поскольку мы использовали разные способы привлечения кандидатов, важно было понимать: это отклик самого человека, чья-то рекомендация или холодный кандидат из базы.

А вот для обратной связи от вышестоящего руководства необходимо некоторое время, поскольку для сбора первичной аналитики потребовалось провести хотя бы один набор персонала. И когда показали конверсию, HR-менеджер смог на цифрах обосновать, что гораздо выгоднее набирать за один поток 6 человек. В этом случае стоимость каждого уменьшается, при этом набор можно проводить реже. Это позволяет экономить до 18 000 рублей в месяц.

5. Оптимизация

Оптимизация — доработка и улучшение определенных частей процесса. На этом этапе смотрим, что не получилось, и вносим корректировки, чтобы в итоге все работало так, как нужно. Главное — не засидеться на одном месте и всегда помнить, что идеал недостижим, а перфекционизм может разрушить любую систему. В этот же момент стоит провести анализ человеческих и производственных ресурсов: что оставляем, что добавляем или кого приглашаем, а от чего или кого отказываемся.

По факту, лучший вариант оптимизации — это постоянный пересмотр мелких действий. Это обеспечивается регулярным обменом обратной связью между теми, кто настраивает автоматизацию, и теми, кто пользуется ее результатами.

На практике это работает так: менеджер по продажам хотел сегментировать базу клиентов по часовым поясам, но не понимал, как это сделать. Тогда мы просто добавили ему одно поле в карточку компании «Часовой пояс клиента». Теперь менеджер может двумя кликами в фильтре выбрать компании Дальнего востока и не будить Москву.

После пятого этапа можно вернуться к первому. Таким образом, автоматизация превратится в цикличный процесс постоянного совершенствования. Основные моменты, которые стоит держать в голове на каждом этапе: какая цель автоматизации и какой бюджет вы готовы на нее выделить. И, конечно, помните, что для любого изменения нужно сделать хотя бы один маленький шаг. Поэтому начинайте путь к цели с оптимизации и автоматизации первого простого процесса.

Больше полезного контента — в нашем Telegram-канале Business Diving. Подписывайтесь!