Дата публикации: 12 июля 2023

Время чтения: 7 минут

Как подготовиться к выступлению на конференции? 11 простых шагов

Чтобы выступить на конференции на высоком уровне, получить удовольствие от процесса, а не стресс и разочарование, важно заранее спланировать все этапы подготовки. О том, как это сделать и что учесть, рассказала Ольга Гатчина, менеджер по организации мероприятий iConText Group.
Ольга Гатчина
Менеджер по организации мероприятий iConText Group
Пожалуй, я не открою для кого-то Америку, если скажу, что участие во внешних мероприятиях (конференциях, митапах, форумах и других форматах) — это отличная возможность для представления своей работы, проектов и опыта перед широкой аудиторией. Кроме того, это возможность пообщаться с коллегами, обменяться опытом, обсудить проблемные зоны или поднять острые вопросы.

И конечно, прокачка личного бренда. Продюсеры деловых событий всегда с большим вниманием относятся к действительно мощным спикерам, которые умеют интересно рассказывать и держать внимание людей в зале. В таких спикерах всегда заинтересованы уважающие себя и свою аудиторию организаторы.

Важно понимать, что природным даром ораторского искусства обладают далеко не все, поэтому к выступлениям необходимо готовиться. Если хотите выступить на высоком уровне, получить удовольствие от процесса, а не стресс и разочарование, рекомендую заранее все спланировать.

Подготовка к выступлению может быть интенсивной, но следующие шаги помогут сделать процесс менее напряженным и более эффективным:

1. Изучите программу мероприятия, если она уже есть

Оцените темы выступлений других спикеров, уточните, кто целевая аудитория, и, отталкиваясь от этой информации, сформулируйте тему и тезисы.
На днях я выступала на конференции EVENT EXPLORERS от IMC, посвященной ивент-индустрии. Задача была предложить тему, которая бы заинтересовала новичков этой отрасли. И я решила рассказать об ошибках, которые допускают многие организаторы мероприятий. Тема выступления звучала так: «ЭТО ФИАСКО: как не надо делать при организации бизнес-событий».

Тезисы:

  • Основные причины провала любого мероприятия.
  • Мифы и легенды продвижения бизнес-события.
  • Работа над ошибками.

2. Определите цель выступления

Что вы хотите достичь своим выступлением? Например, привлечь внимание к продуктам компании или завести нужные знакомства? Или вы хотите поднять острые вопросы и обсудить их с аудиторией? Определите цель и ориентируйте контент выступления на ее достижение.
Выступая на EVENT EXPLORERS, я намеренно не стала углубляться в теорию. Моя задача была на простых примерах рассказать, как делать не надо и почему.

Какая цель? В рамках проекта Mind Hub мы в iConText Group проводим собственные мероприятия разных форматов для расширения деловых связей и обмена экспертизой. На данный момент мы уже провели две офлайн-конференции, где выступили эксперты индустрии digital, e-com, HR, PR, а также топ-менеджеры ведущих российских компаний.

Мой доклад на EVENT EXPLORERS — подтверждение экспертизы iConText Group в вопросах организации и проведения деловых мероприятий.

3. Составьте план выступления

Определите важные моменты, которые необходимо затронуть в процессе выступления. Включите в список ключевые тезисы, которые помогут вам запомнить содержание доклада и не потерять нить повествования.
В процессе подготовки к выступлению на конференции я составила для себя небольшой план: о чем нужно, важно рассказать и в какой последовательности.

  1. Знакомство с аудиторией: кто я, какой опыт работы в ивент-сфере, мероприятия какого формата организовывала, чем занимается группа компаний, в которой работаю сейчас.
  2. Подводка к выступлению. Ежедневно проводится огромное количество мероприятий. Чтобы не остаться незамеченным, важно заинтересовать аудиторию, предложить что-то особенное. Нет времени совершать ошибки. Лучше учиться на чужих.
  3. Ошибка № 1. Непонятные цели мероприятия. Как следствие, непродуманная концепция. Примеры из практики.
  4. Ошибка № 2 + примеры из практики.
  5. Ошибка № 3 + примеры из практики.
  6. Советы по тому, что делать и что учесть при организации мероприятий.
  7. Чек-лист.

4. Сделайте драфт презентации

Включите в драфт презентации обязательные слайды: обложка, информация о спикере (слайд должен ответить на вопрос, почему вам можно доверять?), слайд с контактами. На него также рекомендую добавлять QR-код: на сайт, блог компании, в социальные сети или на любой другой ресурс, куда вы хотите привести аудиторию.

Часто в презентациях есть слайд с планом выступления, но я не считаю его строго обязательным.

Когда разобьете информацию по слайдам, у вас перед глазами появится четкая структура выступления. Вы поймете, сколько времени будет занимать рассказ по каждому слайду и где нужно добавить картинки, интересные примеры, чтобы зацепить внимание аудитории.

Пример слайда с информацией о спикере:
Пример слайда с контактами:

5. При подготовке контента попытайтесь критически оценить материал

Подумайте, правда ли информация, с которой вы планируете выступать, важна? Будет ли она интересна слушателям? Какую ценность вы дадите участникам? Какую ключевую мысль хотите до них донести?

Все это к разговору о том, кто ваша целевая аудитория. Если в числе слушателей новички, вряд ли им будет интересен рассказ на узкоспециализированную тему. Это то же самое, что выйти к первоклассникам и начать преподавать программу 11 класса — бесполезно и нерезультативно!

И, наоборот, есть масса мероприятий для профессионалов разных отраслей. Например, конференции для SEO-специалистов, IT-специалистов, дизайнеров и т. д. И если спикер в целом начнет рассказывать, что такое SEO и зачем оно нужно, скорее всего, к концу выступления в зрительном зале будет пусто.

6. Подготовьте презентацию для выступления

В моей практике были случаи, когда спикеры выступали без презентации. Такое может позволить себе только очень именитый и хороший спикер. Как вы понимаете, таких немного.
Однажды на одной онлайн-лекции спикер вышел в эфир без камеры и так и не включил её на протяжении всего выступления. А выступление длилось час. Кроме того, он рассказывал максимально узкую, специфическую информацию, которая была не очень интересна широкой аудитории. Участники просто в какой-то момент перестали понимать, о чем идет речь.
Поэтому презентация — это must have. При этом она должна дополнять и визуализировать вашу речь, но не дублировать контент слово в слово. Что касается дизайна, в каждой уважающей себя компании есть визуальный стиль, которого нужно придерживаться. Лично мне больше нравятся презентации в минималистичном стиле с интересными иллюстрациями.
Важно! Не забывайте во время выступления не только рассказывать свой контент, но и листать ту самую презентацию. В моей практике были случаи, когда спикер так увлекался рассказом, что переставал вовремя перелистывать слайды.

7. Отрепетируйте выступление

Практика — ключевой элемент успеха. Проведите несколько репетиций с коллегами или близкими. Очень важно проговорить все вслух. Так вы сможете понять, где чувствуете себя не очень уверенно и что еще требует доработки.

8. Подумайте, какие вопросы вам могут задать после выступления, и заранее подготовьте на них ответы

Помните, что вопросы могут быть разными, в том числе каверзными. Если какой-то вопрос застал вас врасплох, всегда можно ответить, что сейчас вы не готовы его публично комментировать, но можете обсудить за чашечкой кофе. Еще вариант: предложить обменяться контактами, чтобы вернуться с ответом чуть позже.

9. Заранее уточните технические аспекты выступления

Сюда относятся такие вопросы, как время начала вашего выступления, общий тайминг, время на вопросы, наличие кликера, расположение экрана и т. д. Чем больше вы знаете, тем лучше сможете подготовиться.
На одной из конференций экран был расположен таким образом, что во время панельной дискуссии люди спинами закрывали информацию из своих презентаций. Как можно было избежать такой ситуации? Например, заранее уточнить у организаторов, как будет располагаться экран, и не размещать важную информацию в нижней части презентации.

10. Продумайте внешний вид

Ваш образ должен соответствовать формату мероприятия и его целевой аудитории. Например, если вы выступаете на конференции для IT-специалистов и придете туда в костюме-тройке, неуместно выглядеть будете вы, а не коллеги в кроссовках и джинсах. При этом важно не «перегнуть палку». У меня была ситуация, когда спикер пришел выступать на конференцию для разработчиков в шортах и гавайской рубашке.

11. Будьте самим собой

Если вы не привыкли говорить сложносочиненными оборотами в обычной жизни, то внедрять это в выступление точно не надо. Это может сыграть с вами злую шутку. Чем проще человек говорит, тем легче усваивается информация, которую он доносит. Хорошая шутка или общение с аудиторией могут здорово украсить выступление.

Удачи в проведении мероприятий!
Больше полезного контента — в нашем Telegram-канале Business Diving. Подписывайтесь!
Читайте также
В статье узнаете, с чем CPA-рынок столкнулся в уходящем году и чего ждать от 2024. Делимся интересными кейсами и рассказываем о трендах на ближайшее время.
Как SEO-специалист может упростить себе жизнь с помощью ChatGPT и какие работы пока не стоит пытаться делегировать нейросети.
Делимся результатами исследования iConText Group, icontext и Up&Wise «Искусственный интеллект: эффективный инструмент или модное явление».
Подпишитесь на рассылку
Будьте в курсе новостей от компаний группы
Нажимая на кнопку, вы даёте согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности.