«Гигиена» встреч: как руководителю не погрязнуть в бесконечных созвонах

Если по каждому вопросу назначать встречи и приходить на них без подготовки, времени на выполнение задач просто не останется. Какие важные правила нужно соблюдать при постановке и проведении встреч, узнаете в статье.

В рамках спецпроекта «Горячая линия» нам поступил следующий вопрос от читателя: «Здравствуйте! Я работаю руководителем в IT-компании. В последнее время количество встреч так выросло, что иногда задаешься вопросом: "А когда работать-то?". Есть ли какие-то правила проведения встреч и как выстроить этот процесс так, чтобы не погрязнуть в бесконечных созвонах с коллегами и подчиненными?»

На вопрос ответила Назира Опарина, вице-президент по развитию центра управления бизнесом iConText Group.

Здравствуйте, спасибо за вопрос! Уверена, что большинство сотрудников, работающих в вашей компании, знают свою зону ответственности и свои обязанности. Но в потоке большого количества задач и горящих сроков многие вещи, которые не менее важны, порой отходят на второй план. Одна из таких — подготовка ко встречам.

Когда мы работали на удаленке, не было возможности подойти к коллегам и задать вопросы лично. Появилась привычка по каждому вопросу назначать встречу.

Мы списывались, договаривались о созвоне и только во время него начинали что-то обсуждать. Сейчас большинство работают в офлайне, но привычка по каждому вопросу назначать встречу сохранилась. При этом многие по-прежнему приходят без подготовки, планируя на месте обсуждать вопрос.

В итоге люди тратят не только свое время, но и время коллег, в том числе руководителей, которые выступают финальным согласующим звеном по многим задачам и присутствуют на большинстве собраний.

Чтобы рационально использовать время, важно соблюдать «гигиену» встреч, состоящую из определенных правил:

Не ставьте встречу, если в этом нет необходимости. Если для решения вопроса достаточно написать сообщение в мессенджере или подойти к человеку и спросить лично, так и сделайте.
У встречи должен быть «хозяин». Человек создает встречу, приглашает коллег и ведет ее от начала и до конца: задает вопросы, направление, предлагает варианты.
Организатор встречи пишет адженду в «теле» приглашения: какие вопросы планирует обсуждать, почему это важно и пр. Все участники должны понимать тему разговора.
Если какие-то документы важны для проведения встречи, необходимо прикрепить их к приглашению. Важно, чтобы каждый участник заранее с ними ознакомился. Если люди впервые увидят их только на встрече, большая часть времени будет потрачена впустую.
Если встреча предполагает вынесение коллегиального решения или формирование финального продукта, важно, чтобы участники приходили подготовленными: с собственным мнением и идеями. А для этого стоит заранее почитать материалы, посмотреть, что делают на рынке, и т. д.
Необходимо уважать время и остальные задачи коллег. И все сотрудники должны это понимать.

Если каждый участник встречи будет соблюдать эти простые правила и заранее готовиться, любые обсуждения будут проходить намного быстрее и продуктивнее. Более того, станет очевидно, что ваше присутствие на многих собраниях вовсе не обязательно: коллеги могут справиться и без вас. А если им понадобится ваша помощь, они придут уже с готовыми идеями и продуманными вариантами.

Если у вас остались вопросы, вы хотите поделиться обратной связью или обсудить возможность персональной консультации с Назирой Опариной, напишите на почту blog@icontextgroup.ru.

Больше полезного контента — в нашем Telegram-канале Business Diving. Подписывайтесь!

Хотите задать вопрос экспертам iConText Group?

Переходите на страницу спецпроекта и заполняйте форму заявки

Перейти