Что влияет на эффективность руководителя и почему плыть по течению не выход

В последнее время ко мне часто приходят начинающие и уже опытные руководители команд, чтобы разобраться, почему результаты работы ниже ожидаемых. Какие причины снижения продуктивности они озвучивают:

• устал/выгорел;
  
• команда плохо работает;
  
• внешние причины: пандемия, кризис, конкуренты давят, подрядчик подводит и пр.

Однако за этими причинами кроются более глубинные. Например:

• непонимание целей: зачем и куда идти, что дальше;
  
• отсутствие личной нематериальной мотивации: зачем мне достижение цели, что может двигать меня вперед через возникающие сложности или другие задачи;
  
• страх перед амбициозной целью: выход на новый рынок, масштабирование, запуск нового продукта или, например, страх не справиться с увеличившимся количеством клиентов.
  

В результате снижается мотивация, вовлеченность в процесс. Руководитель перестает проявлять инициативность, минимизирует встречи с командой и решает плыть по течению. Но это не выход. Чтобы решить проблему, нужно докопаться до сути.

Задавайте вопросы и честно отвечайте на них. Приведу примеры вопросов, которые могут помочь заглянуть внутрь себя.

• Какова моя цель?
  
• Зачем мне это?
  
• Почему для меня это важно?
  
• Что я чувствую, когда думаю об этом?
  
• Что мне мешает в достижении цели?
  
• Если бы этого не было, что бы я делал(а)?
  

Определив причину снижения эффективности, вы сможете понять, как решить проблему.

• Если причина в отсутствии мотивации, стоит разобраться, в какой момент и почему она снизилась.
  

Часто причина — непонимание глобальной цели. Например, встречи с подчиненными нужно проводить раз в месяц, но руководитель не понимает, зачем тратить на это время, если можно пообщаться на планерке или написать сообщение. Только когда он поймет глобальную цель (допустим, снижение конфликтов в коллективе, поиск и взращивание талантов), то начнет проводить такие встречи эффективно.

Приведу более наглядный пример. Если просто поставить задачу ходить в фитнес-центр 3 раза в неделю, то через какое-то время тренировки могут сойти на нет. А теперь давайте попробуем разобраться в истинных причинах.

— Зачем мне спорт?
— Чтобы выглядеть подтянутым, снизить вес.

Снова задаем вопрос:

— Зачем это мне?
— Чтобы чувствовать энергию в течении дня.
— И зачем эта энергия?
— Чтобы быть эффективным в течении дня, успевать делать запланированные задачи и активно проводить время после работы.

Смысл похода в фитнес-центр сразу меняется. Поэтому очень важно понимать, зачем вы делаете то или иное действие. Когда будет понятна глобальная цель, продуктивность работы повысится.

• Если быть эффективным мешает страх, стоит подумать и составить план, как его преодолеть.
  

Вероятно, у вас уже были ситуации, когда вы шли вперед, несмотря на страхи. Подумайте, что в этот момент помогало, что поддерживало. Распишите детали, укажите сроки и ответственных. Либо обозначьте возможные риски и составьте план А и Б на случай непредвиденных ситуаций.

Когда разберетесь с внутренней причиной снижения продуктивности, подумайте, что поможет контролировать ситуацию в дальнейшем и избегать эмоциональных качелей от состояния «Я все могу» к состоянию «Мне бы отдохнуть».

Далее расскажу о нескольких важных компетенциях руководителя, которые влияют не только на его личную эффективность, но и на эффективность отдела.

Задача руководителя — сохранение собственной эффективности в работе с подчиненными. И здесь большую роль играет делегирование задач: умение грамотно распределять их в команде напрямую влияет на результат. Причем важно не просто передать задачу сотруднику, но и делегировать ответственность. Необходимо донести смысл и ценность ее выполнения, а еще лучше — дать ему возможность самому выбрать путь к достижению цели.

Например, стоит задача «Изучить сервис» или «Запустить рекламную кампанию». В этой ситуации вы, как руководитель, можете сказать:

«Чтобы это сделать, надо:

• составить план;
  
• поставить срок;
  
• поговорить со специалистом, уточнить информацию, позвонить;
  
• расписать детали и указать, в каком формате получится предоставить информацию».
  
  

Такой способ постановки задач используют не только начинающие и неопытные руководители, но и управленцы с большим стажем. Однако он подходит не для всех сотрудников. Он оптимален для джунов — начинающих специалистов. Если же вы хотите, чтобы сотрудники работали самостоятельно, гораздо эффективнее поставить задачу в таком виде: «Нужно проанализировать сайт конкурента и понять, почему пользователи выбирают именно его компанию. Как с помощью решения этой задачи мы поможем всей команде работать эффективнее? Срок выполнения — до конца недели».

Таким образом, вы обозначаете сотруднику цель и позволяете ему самому взять на себя ответственность. Он должен сам расписать шаги, необходимые для достижения цели. Только при передаче ответственности сотрудник начинает самостоятельно думать: «Как я могу получить результат и сделать это более качественно?».

В моей практике был случай, когда компания начала быстро расти и возникло ощущение, что мы ничего не успеваем. Появилась зацикленность на одной мысли: проблема в плохом планировании, и, чтобы ее решить, нужно почитать книги по тайм-менеджменту. Но на самом деле, пройдя несколько обучающих мероприятий, я поняла, что ощущение «Я ничего не успеваю» может быть следствием не только плохого тайм-менеджмента, но и просто показателем слишком большой нагрузки. В таком случае решение — найм новых сотрудников, делегирование задач или их перераспределение.

Во всех остальных ситуациях грамотное планирование действительно выручает. Важно понимать, какие ключевые задачи вы планируете сделать на неделе, в течение месяца, т. е. на чем фокус. При этом всегда нужно закладывать дополнительное время на встречи, решение стратегических задач, аналитику, изучение отчетов, общение с командой — это будет занимать 80% вашего рабочего времени. Остальные 20% времени нужно выделить на решение непредвиденных, срочных вопросов, которые могут возникнуть в процессе работы.

Если задача действительно серьезная и большая, есть много подводных камней и обязательства перед внешними заказчиками, стоит поставить контрольные точки. Так вы сможете синхронизироваться с командой и будете понимать, на каком этапе выполнения находится задача и успеваете ли вы в срок.

При этом если в процессе возникает проблема, сотрудники должны не просто озвучить ее вам как руководителю, но и предоставить решение. Например, в нашей компании процесс выстроен так: обращаясь к руководителю с проблемой, вопросом, специалист всегда прикладывает анализ ситуации и варианты решения.

Однажды, когда мы делали сайт, у маркетолога было одно видение сайта. Но, когда он начал все анализировать, то нашел решение лучше. После этого он обосновал свою позицию руководителю и объяснил, почему какие-то вещи стоит сделать иначе.

Такая организация рабочего процесса не только разгружает руководителя от выполнения дополнительных задач, но и взращивает идейных и эффективных сотрудников.

Руководителю важно развивать насмотренность: читать кейсы, обмениваться опытом с другими управленцами, компаниями, владельцами бизнеса, которые оказывались в подобных ситуациях, сталкивались с такими же проблемами.

Важно регулярно повышать собственные управленческие навыки: навыки формулирования задач, планирования работы, организации процессов, проведения переговоров, разработки эффективных решений, организации встреч, взаимодействия со смежными структурами и пр. Подумайте, каких компетенций вам не хватает или с какими проблемами вы сталкиваетесь в процессе работы. Как результат, сможете понять, какие курсы, тренинги или семинары вам могли бы помочь.

Также можно вести дневник управленческих решений и записывать, к какому результату они привели. Это позволит выявить интересные закономерности, даст понимание, что было эффективно, а что — нет, и поможет в дальнейшем принимать верные решения.

Но самой эффективной работой считается работа с наставником, ментором, тьютором или коучем. Важно, чтобы эти люди, как и вы, были из бизнеса и занимали управленческие должности. Тогда им будет проще поделится опытом и раскрыть ваш потенциал, подсказать, как поступить в той или иной ситуации.

Важно удерживать равновесие между работой и личной жизнью. А для этого нужно определить, что для вас наиболее ценно. Например, семья, здоровье, карьерный рост, духовное и личностное развитие, материальное благополучие. Баланс сохраняется, когда на каждый из пунктов вы тратите столько времени, сколько вам необходимо для счастья. Поэтому если вы давно собирались сходить в спортзал, посетить выставку, сводить ребенка в зоопарк, но постоянно откладываете это из-за плотного рабочего графика и, как следствие, чувствуете неудовлетворенность, самое время это сделать.

Достаточно простой, но важный момент — чувствовать и слышать себя, доверять интуиции. Управленческие навыки приходят только с опытом, и если вы совершили ошибку, то нужно проанализировать ситуацию, сделать выводы и найти решение.

Все перечисленные качества помогут руководителю создать комфортную рабочую атмосферу в коллективе и добиться максимальных результатов, сохраняя при этом собственную мотивацию, энергию и силы для работы.

Я знаю, как легко давать советы, составлять план действий и откладывать его на понедельник. Поэтому помните: главное — начать. Не заставляйте себя делать сразу что-то большое и сложное. Можно начать с малого и, двигаясь маленькими шагами, прийти к выдающемуся результату. Пусть медленно, но главное — без остановок.

Больше полезного контента — в нашем Telegram-канале Business Diving. Подписывайтесь!