Дата публикации: 1 ноября 2024

Время чтения: 5 минут

Совещания в современном мире: как повысить эффективность рабочих встреч

Совещания — неотъемлемая часть современной корпоративной культуры, но за последние годы этот процесс значительно изменился. Многие компании перешли на удаленную или гибридную работу, а совещания — в онлайн-пространство. Однако привычка обсуждать рутинные рабочие вопросы на встречах сохранилась. Иногда такой подход, вопреки ожиданиям, иногда несет не пользу, а вред бизнесу — бесконечные «созвоны» тратят время, необходимое для решения действительно важных задач. Как организовать совещания так, чтобы они были действительно полезными и продуктивными? Ответы — в этой статье.
Лилия Гермус
HR-директор международного B2B-маркетплейса BirdsBuild
Совещания — важная часть работы любого бизнеса. По статистике, они занимают от 20% до 50% рабочего времени команды в зависимости от этапа работы: планирование, проектирование, разработка или поддержание общих процессов. Однако процесс можно оптимизировать, освобождая сотрудникам до 4 часов в неделю. В статье расскажем, как сделать встречи максимально эффективными и продуктивными.

Организация и правила проведения совещаний

Определите цель и сформулируйте адженду
Адженда — это план встречи, включающий задачи для обсуждения и решения. Для того, чтобы она была эффективной, придерживайтесь следующих шагов:
  • Чётко определите цель встречи.
  • Сообщите участникам о предстоящем событии и заранее отправьте адженду.
  • Включите в неё вопросы, которые нужно решить, и распределите время на их обсуждение.
  • Оставьте время для вопросов и обсуждений.
  • Пропишите ожидаемые результаты и назначьте ответственных за задачи.

Определите тайминг и строго придерживайтесь его
Совещания, длительностью более 60-90 минут, считаются менее эффективными. Оптимальная продолжительность — 30-60 минут. Если встреча длится более часа, запланируйте короткие перерывы, чтобы участники могли немного передохнуть. Лучше всего назначать совещания в первой половине дня, избегая времени сразу после обеда или позднего вечера.

Завершайте совещания вовремя
Нет смысла продолжать обсуждение, если все вопросы решены. Это поможет сэкономить время и силы участников.

Назначайте фасилитатора
Фасилитатор — это участник, ответственный за управление встречей. Его основные задачи:
  • Управление таймингом: следить за временем, чтобы обсуждение не затягивалось.
  • Создание атмосферы: поддерживать комфортное общение.
  • Модерация: контролировать ход обсуждения и предотвращать отклонения от темы.
  • Управление конфликтами: регулировать спорные ситуации.
  • Фиксация решений: записывать ключевые моменты и план действий.

Используйте онлайн-доски
Эти инструменты полезны для визуализации процессов и совместной работы. Популярные варианты: Miro, MURAL, Jamboard, Trello. Выбирайте инструмент в зависимости от задач встречи. После завершения доску можно сохранить и возвращаться к ней по мере необходимости.

Применяйте дополнительные визуальные материалы
Для сложных тем используйте презентации, диаграммы и графики для наглядного донесения информации. Это поможет наглядно донести информацию.

Сохраняйте позитивный настрой
Важно уважительно выслушивать каждое мнение. Это помогает создать атмосферу, в которой участники чувствуют себя комфортно и свободно выражают свои мысли.

Ведите протокол совещания
Фиксируйте основные идеи и решения в документе и отправляйте его участникам после встречи. Это поможет никому не забыть о решениях, принятых во время совещания. Вы также можете вести запись встречи и использовать программы для её автоматической расшифровки: Microsoft OneNote, Google Docs Voice Typing или Sonix.
Назира Опарина
Вице-президент по развитию iConText Group
Чтобы рационально использовать время, важно соблюдать «гигиену» встреч, состоящую из определенных правил:
  • Не ставьте встречу, если в этом нет необходимости. Если для решения вопроса достаточно написать сообщение в мессенджере или подойти к человеку и спросить лично, так и сделайте.
  • У встречи должен быть «хозяин». Человек создает встречу, приглашает коллег и ведет ее от начала и до конца: задает вопросы, направление, предлагает варианты.
  • Организатор встречи пишет адженду в «теле» приглашения: какие вопросы планирует обсуждать, почему это важно и пр. Все участники должны понимать тему разговора.
  • Если какие-то документы важны для проведения встречи, необходимо прикрепить их к приглашению. Важно, чтобы каждый участник заранее с ними ознакомился. Если люди впервые увидят их только на встрече, большая часть времени будет потрачена впустую.
  • Если встреча предполагает вынесение коллегиального решения или формирование финального продукта, важно, чтобы участники приходили подготовленными: с собственным мнением и идеями. А для этого стоит заранее почитать материалы, посмотреть, что делают на рынке, и т. д.
  • Необходимо уважать время и остальные задачи коллег. И все сотрудники должны это понимать.

Альтернативы совещаниям

Во многих случаях длинные встречи и продолжительные обсуждения не требуются. Вот несколько инструментов и процессов, которые помогут отказаться от значительной части совещаний.

1. Проводите короткие 15-минутки для обсуждения статусов задач
Это эффективный формат для быстрого обмена информацией. Короткие встречи позволяют избежать усталости от длительной коммуникации. Их можно проводить 3-5 раз в неделю. Такие короткие встречи помогают своевременно реагировать на проблемы и быстро принимать меры для их устранения.

2. Создайте workspace — комфортное пространство для совместной работы
Это позволит команде обмениваться информацией и идеями без необходимости проводить встречи. Вопросы также можно решать оперативно с помощью чатов или электронной почты.

3. Внедрите чат-ботов для автоматизации рутинных задач
Чат-боты могут автоматизировать запросы и предоставление информации, что снизит необходимость отвлекать коллег. Например, можно автоматизировать сбор аналитики или использовать чат-бот для напоминаний о встречах и темах для обсуждения.

4. Фиксируйте важные итоги встреч
Записывайте ключевые моменты и решения. Это позволит избежать дополнительных созвонов для уточнения информации — все необходимые данные будут перед глазами у участников.

Заключение

Инструменты, описанные выше, делают рабочие процессы более гибкими и повышают эффективность сотрудников. Отказ от части совещаний способствует увеличению продуктивности и снижению уровня стресса работников. Однако к оптимизации нужно подходить осознанно, учитывая потребности команды. Важно найти баланс между необходимостью коллективного обсуждения и рациональным использованием времени. Сокращение количества встреч требует комплексного подхода, включая изменение корпоративной культуры и методов работы в команде.
Больше полезного контента — в нашем Telegram-канале. Подписывайтесь!
Читайте также

В статье рассказали о главных рекламных трендах текущего года, которые опираются на этот подход, и их принципах и особенностях, а также привели примеры успешных кампаний.

В статье рассказали подробнее о том, что такое ретаргетинг, как он работает, и почему важно обратить особое внимание на эту рекламную механику прямо сейчас.
Совещания — неотъемлемая часть современной корпоративной культуры. В статье — как организовать встречи так, чтобы они были полезными и продуктивными?
Подпишитесь на рассылку
Будьте в курсе новостей от компаний группы
Нажимая на кнопку, вы даёте согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности.