Совещания в современном мире: как повысить эффективность рабочих встреч

Совещания — неотъемлемая часть современной корпоративной культуры, но за последние годы этот процесс значительно изменился. Многие компании перешли на удаленную или гибридную работу, а совещания — в онлайн-пространство. Однако привычка обсуждать рутинные рабочие вопросы на встречах сохранилась. Иногда такой подход, вопреки ожиданиям, иногда несет не пользу, а вред бизнесу — бесконечные «созвоны» тратят время, необходимое для решения действительно важных задач. Как организовать совещания так, чтобы они были действительно полезными и продуктивными? Ответы — в этой статье.

Лилия Гермус

HR-директор международного B2B-маркетплейса BirdsBuild

Совещания — важная часть работы любого бизнеса. По статистике, они занимают от 20% до 50% рабочего времени команды в зависимости от этапа работы: планирование, проектирование, разработка или поддержание общих процессов. Однако процесс можно оптимизировать, освобождая сотрудникам до 4 часов в неделю. В статье расскажем, как сделать встречи максимально эффективными и продуктивными.

Организация и правила проведения совещаний

Определите цель и сформулируйте адженду
Адженда — это план встречи, включающий задачи для обсуждения и решения. Для того, чтобы она была эффективной, придерживайтесь следующих шагов:

Чётко определите цель встречи.
Сообщите участникам о предстоящем событии и заранее отправьте адженду.
Включите в неё вопросы, которые нужно решить, и распределите время на их обсуждение.
Оставьте время для вопросов и обсуждений.
Пропишите ожидаемые результаты и назначьте ответственных за задачи.

Определите тайминг и строго придерживайтесь его
Совещания, длительностью более 60-90 минут, считаются менее эффективными. Оптимальная продолжительность — 30-60 минут. Если встреча длится более часа, запланируйте короткие перерывы, чтобы участники могли немного передохнуть. Лучше всего назначать совещания в первой половине дня, избегая времени сразу после обеда или позднего вечера.

Завершайте совещания вовремя
Нет смысла продолжать обсуждение, если все вопросы решены. Это поможет сэкономить время и силы участников.

Назначайте фасилитатора
Фасилитатор — это участник, ответственный за управление встречей. Его основные задачи:

Управление таймингом: следить за временем, чтобы обсуждение не затягивалось.
Создание атмосферы: поддерживать комфортное общение.
Модерация: контролировать ход обсуждения и предотвращать отклонения от темы.
Управление конфликтами: регулировать спорные ситуации.
Фиксация решений: записывать ключевые моменты и план действий.

Используйте онлайн-доски
Эти инструменты полезны для визуализации процессов и совместной работы. Популярные варианты: Miro, MURAL, Jamboard, Trello. Выбирайте инструмент в зависимости от задач встречи. После завершения доску можно сохранить и возвращаться к ней по мере необходимости.

Применяйте дополнительные визуальные материалы
Для сложных тем используйте презентации, диаграммы и графики для наглядного донесения информации. Это поможет наглядно донести информацию.

Сохраняйте позитивный настрой
Важно уважительно выслушивать каждое мнение. Это помогает создать атмосферу, в которой участники чувствуют себя комфортно и свободно выражают свои мысли.

Ведите протокол совещания
Фиксируйте основные идеи и решения в документе и отправляйте его участникам после встречи. Это поможет никому не забыть о решениях, принятых во время совещания. Вы также можете вести запись встречи и использовать программы для её автоматической расшифровки: Microsoft OneNote, Google Docs Voice Typing или Sonix.

Назира Опарина

Вице-президент по развитию iConText Group

Чтобы рационально использовать время, важно соблюдать «гигиену» встреч, состоящую из определенных правил:

Не ставьте встречу, если в этом нет необходимости. Если для решения вопроса достаточно написать сообщение в мессенджере или подойти к человеку и спросить лично, так и сделайте.
У встречи должен быть «хозяин». Человек создает встречу, приглашает коллег и ведет ее от начала и до конца: задает вопросы, направление, предлагает варианты.
Организатор встречи пишет адженду в «теле» приглашения: какие вопросы планирует обсуждать, почему это важно и пр. Все участники должны понимать тему разговора.
Если какие-то документы важны для проведения встречи, необходимо прикрепить их к приглашению. Важно, чтобы каждый участник заранее с ними ознакомился. Если люди впервые увидят их только на встрече, большая часть времени будет потрачена впустую.
Если встреча предполагает вынесение коллегиального решения или формирование финального продукта, важно, чтобы участники приходили подготовленными: с собственным мнением и идеями. А для этого стоит заранее почитать материалы, посмотреть, что делают на рынке, и т. д.
Необходимо уважать время и остальные задачи коллег. И все сотрудники должны это понимать.

Альтернативы совещаниям

Во многих случаях длинные встречи и продолжительные обсуждения не требуются. Вот несколько инструментов и процессов, которые помогут отказаться от значительной части совещаний.

1. Проводите короткие 15-минутки для обсуждения статусов задач
Это эффективный формат для быстрого обмена информацией. Короткие встречи позволяют избежать усталости от длительной коммуникации. Их можно проводить 3-5 раз в неделю. Такие короткие встречи помогают своевременно реагировать на проблемы и быстро принимать меры для их устранения.

2. Создайте workspace — комфортное пространство для совместной работы
Это позволит команде обмениваться информацией и идеями без необходимости проводить встречи. Вопросы также можно решать оперативно с помощью чатов или электронной почты.

3. Внедрите чат-ботов для автоматизации рутинных задач
Чат-боты могут автоматизировать запросы и предоставление информации, что снизит необходимость отвлекать коллег. Например, можно автоматизировать сбор аналитики или использовать чат-бот для напоминаний о встречах и темах для обсуждения.

4. Фиксируйте важные итоги встреч
Записывайте ключевые моменты и решения. Это позволит избежать дополнительных созвонов для уточнения информации — все необходимые данные будут перед глазами у участников.

Заключение

Инструменты, описанные выше, делают рабочие процессы более гибкими и повышают эффективность сотрудников. Отказ от части совещаний способствует увеличению продуктивности и снижению уровня стресса работников. Однако к оптимизации нужно подходить осознанно, учитывая потребности команды. Важно найти баланс между необходимостью коллективного обсуждения и рациональным использованием времени. Сокращение количества встреч требует комплексного подхода, включая изменение корпоративной культуры и методов работы в команде.

Больше полезного контента — в нашем Telegram-канале Business Diving. Подписывайтесь!