Проведение мероприятия — это эффективный инструмент развития бизнеса. Он включает обмен профессиональным опытом, нетворкинг, продвижение деловых интересов. В зависимости от целей офлайн-ивенты могут проходить в разных форматах: конференция, бизнес-завтрак, круглый стол и пр.

Какие маркетинговые и коммуникационные задачи они решают:

• привлечение новых клиентов;
• поиск потенциальных партнеров;
• повышение узнаваемости бренда компании;
• информационное и PR-сопровождение нового продукта или услуги компании;
• формирование позитивного имиджа бренда.

Организация и проведение мероприятия подразумевают множество деталей, которые нужно держать в голове. Например, удобно ли расположена площадка, сложно ли ее будет найти приглашенным гостям, есть ли вода, правильно ли подписаны бейджи, готовы ли презентации для спикеров и т. д. От этих мелочей при подготовке на каждом этапе зависит то, как в целом пройдет ваше событие.

Мы собрали 10 основных моментов, на которые точно стоит обратить внимание при организации любого ивента. Рекомендации будут актуальны независимо от масштаба проекта: проводите вы камерное деловое офлайн-событие, массовую конференцию с большим количеством приглашенных гостей или корпоративный праздник.

Если ваша площадка не очень удобно расположена, обязательно продумайте несколько вариантов маршрутов и поделитесь ими с гостями, которые подтвердили участие в событии. Например, проведение мероприятия запланировано в одной из башен «Делового центра» или «Сколково». Там сложно ориентироваться даже человеку, который уже был в этом месте. Что уж говорить о госте, впервые посещающем мероприятие.

Совет: позаботьтесь о нём и его нервах. При подготовке события договоритесь с сотрудниками площадки и расставьте навигацию на основных точках маршрута. Лучше, если на время сбора гостей несколько человек из персонала также будут ориентировать участников. Такой подход говорит о том, что вы заботитесь о гостях мероприятия. Более того, это повысит шансы, что до него доберутся максимальное количество человек.

Расставьте навигационные таблички и на самой площадке, обозначив основные зоны: стойку регистрации, гардероб, зону кофе-брейка, спикерскую и пр.

При организации и проведении любого ивента заранее подготовьте ответы на часто задаваемые вопросы: как добраться, есть ли парковка и пр. Их можно оформить в виде короткого PDF-файла, который легко открывается с телефона, или сделать на сайте/лендинге отдельный раздел. Файл можно заранее выслать всем, кто подтвердил участие в бизнес-событии. Это избавит вас от траты времени на лишнюю коммуникацию.

И обязательно оставьте контакты организатора из вашей команды, который сможет оперативно отвечать на вопросы гостей и решать возникающие трудности в процессе подготовки мероприятия или во время него.

Казалось бы, что может быть банальнее? Но почему-то это не самая очевидная вещь, хотя такая необходимая. Позаботьтесь о том, чтобы во время проведения мероприятий на площадке был кулер. Или заранее закупите для гостей индивидуальные бутылки с водой.

Классный дизайн далеко не всегда залог успеха. Представьте ситуацию: ваши дизайнеры корпели над визуалом, но в результате все участники видят только одну сторону медали (и, как правило, не ту, что задумывалось). Дело в том, что бейдж сделан под один карабин. У него только одна рабочая сторона, и он постоянно переворачивается.

Решение очень простое: заказывайте бейджи с вырезом под два карабина либо делайте двусторонний дизайн. Что еще учесть при подготовке: если ивент предполагает нетворкинг, то указывайте на бейджах не только имена и фамилии, но и названия компаний. Это упростит коммуникацию при знакомстве.

При проведении делового события выполняйте все обещания, которые даете гостям на старте. В моей практике был кейс, когда организаторы очень красиво расписали ивент на сайте, пообещав классный контент, угощения и мастер-классы, но в итоге реализовали только 20% из заявленного. Это сразу подрывает доверие. В следующий раз потенциальный участник 10 раз подумает, идти к вам или нет. Учитывайте это при подготовке вашего мероприятия.

Забрифуйте коллег, которые помогают организовать мероприятие, по основным моментам: какая программа, во сколько перерыв, где можно зарядить телефон и т. д. Очень неприятно, когда гость подходит к сотруднику на стойке регистрации, а тот не знает ответ на элементарный вопрос. Поэтому проследите, чтобы все находились в едином инфополе.

Опытные эксперты не всегда классные спикеры. Чтобы избежать непредвиденных ситуаций во время проведения мероприятий, обязательно заранее обсудите с ними контент. Запланируйте несколько репетиций, послушайте, как люди говорят. Оцените их внешний вид и подачу информации. Если есть возможность, возьмите на себя визуальную составляющую презентации или предоставьте единый шаблон.

Случай из практики: я готовила онлайн-митап для студентов с одним из топовых сотрудников крупнейшего банка. Человек он занятой, но опытный. На репетиции времени не было. Я была уверена в нем на 100%. Каково же было мое удивление, когда он вышел в эфир с выключенной камерой и в течение всей трансляции так и не включил ее. На мои просьбы сделать это тоже не реагировал. С тех пор я взяла за правило прописывать основные пункты в чек-листе и всегда проводить репетиции.

Одно из ключевых правил организации и проведения мероприятий — проверка технического оборудования на площадке: свет, звук, микрофоны, кликер, вывод заставок и презентаций (список можно продолжать). Сделайте это заранее.

А еще лучше — доверьте задачу техническому специалисту из вашей команды или приглашенному сотруднику, зоной ответственности которого будет вся техническая часть. Если что-то пойдет не так, он быстрее найдет оптимальное решение, потому что вас, как минимум, может не быть рядом в этот момент.

Если вы посмотрите календарь деловых событий, то их миллион. И многие из них одинаковые. Например, 99% конференций проходят по одному принципу: конференц-зал в отеле, зона для кофе-брейка, доклады нон-стопом. Чтобы организовать мероприятие на высоком уровне и привлечь аудиторию, добавьте изюминку: интересную площадку, тематику, нестандартную программу и т. д.

Например, однажды я проводила конференцию, посвященную теме искусства заботы о людях и бизнесе. Слово «искусство» стало ключевым при разработке концепции. Поэтому я выбрала соответствующую площадку — очень изысканную, немного напоминающую галерею современного искусства. В качестве навигационных стоек использовала мольберты, для украшения зоны кейтеринга — гипсовые скульптуры. Визуальный язык и детали очень важны. Именно совокупность всех элементов делает ваше мероприятие особенным и выделяет на фоне остальных.

Кроме того, важно разбавлять деловую программу тематическими интерактивами, чтобы гости могли переключить внимание и разгрузить голову от большого потока информации. Например, на конференции, посвященной искусственному интеллекту, которую мы недавно организовывали, помимо деловой программы, была развлекательная часть.

Мы проводили баттл между художником и нейросетью. Задача была нарисовать реального человека — одного из гостей конференции. После мы предложили гостям проголосовать за понравившийся вариант. Также пригласили нейротаролога, который с помощью нейросети отвечал на вопросы участников мероприятия, и реализовали интерактивную фотозону на основе ИИ, позволяющую увидеть себя в другой реальности.

Проявите внимание и заботу к гостям. По возможности на месте поинтересуйтесь, какие у них впечатления от участия в мероприятии. Обратная связь от гостей поможет выявить слабые стороны, найти точки роста и в дальнейшем лучше организовать мероприятие.

1. Сделайте навигационные таблички по пути к площадке и на самой площадке. При организации события продумайте несколько вариантов маршрутов и поделитесь ими с гостями, которые подтвердили участие в мероприятии. Обозначьте, где стойка регистрации, гардероб, зона кофе-брейка, спикерская и пр.

2. Заранее подготовьте ответы на часто задаваемые вопросы: как добраться, есть ли парковка и пр. Добавьте их на сайт или сделайте PDF-файл, который предварительно сможете выслать всем, кто подтвердил участие в мероприятии.

3. Не забудьте про воду во время проведения мероприятий! Наличие кулера или бутылок с водой — обязательный атрибут любого ивента.

4. Заказывайте бейджи с вырезом под два карабина либо делайте двусторонний дизайн. Иначе, если бейдж перевернется, все увидят только пустой лист.

5. Выполняйте все обещания, которые даете гостям на старте. Если говорите, что выступать будут известные спикеры, пригласите их.

6. Организаторы должны знать всё о мероприятии и площадке, на которой оно проводится: какая программа, во сколько перерыв, где можно зарядить телефон и т. д.

7. Заранее обсудите со спикерами контент и проведите репетиции. Если необходимо, вы сможете при подготовке скорректировать их выступление: подачу информации, манеру говорить и как вести себя на сцене.

8. Заранее проверьте техническое оборудование. А еще лучше — пригласите на площадку профессионала. Если возникнет проблема со светом, звуком, микрофоном и пр., он оперативно ее решит.

9. Организовать мероприятие, как две капли воды похожее на все остальные, — плохая идея. Добавьте изюминку, придумайте нестандартную программу, формат и пр.

10. Сразу после проведения мероприятия, пока гости еще не разошлись, соберите с них обратную связь.

Залог эффективности в организации и проведении любого мероприятия — менеджмент. Большую роль играют слаженная работа всей команды, выбор подрядчиков, четкое распределение полномочий и творческий потенциал. Именно эти компоненты позволяют провести ивент, который оставит в памяти участников приятные впечатления.