Как подготовить и провести классное мероприятие? Гайд для ивент-менеджера

Проведение мероприятия — это эффективный инструмент развития бизнеса. Он включает обмен профессиональным опытом, нетворкинг, продвижение деловых интересов. В зависимости от целей офлайн-ивенты могут проходить в разных форматах: конференция, бизнес-завтрак, круглый стол и пр.

Какие маркетинговые и коммуникационные задачи они решают:

• привлечение новых клиентов;
  
• поиск потенциальных партнеров;
  
• повышение узнаваемости бренда компании;
  
• информационное и PR-сопровождение нового продукта или услуги компании;
  
• формирование позитивного имиджа бренда.

Организация и проведение мероприятия подразумевают множество деталей, которые нужно держать в голове. Например, удобно ли расположена площадка, сложно ли ее будет найти приглашенным гостям, есть ли вода, правильно ли подписаны бейджи, готовы ли презентации для спикеров и т. д. От этих мелочей при подготовке на каждом этапе зависит то, как в целом пройдет ваше событие.

Мы собрали 10 основных моментов, на которые точно стоит обратить внимание при организации любого ивента. Рекомендации будут актуальны независимо от масштаба проекта: проводите вы камерное деловое офлайн-событие, массовую конференцию с большим количеством приглашенных гостей или корпоративный праздник.

Если ваша площадка не очень удобно расположена, обязательно продумайте несколько вариантов маршрутов и поделитесь ими с гостями, которые подтвердили участие в событии. Например, проведение мероприятия запланировано в одной из башен «Делового центра» или «Сколково». Там сложно ориентироваться даже человеку, который уже был в этом месте. Что уж говорить о госте, впервые посещающем мероприятие.

Совет: позаботьтесь о нём и его нервах. При подготовке события договоритесь с сотрудниками площадки и расставьте навигацию на основных точках маршрута. Лучше, если на время сбора гостей несколько человек из персонала также будут ориентировать участников. Такой подход говорит о том, что вы заботитесь о гостях мероприятия. Более того, это повысит шансы, что до него доберутся максимальное количество человек.

Расставьте навигационные таблички и на самой площадке, обозначив основные зоны: стойку регистрации, гардероб, зону кофе-брейка, спикерскую и пр.

При организации и проведении любого ивента заранее подготовьте ответы на часто задаваемые вопросы: как добраться, есть ли парковка и пр. Их можно оформить в виде короткого PDF-файла, который легко открывается с телефона, или сделать на сайте/лендинге отдельный раздел. Файл можно заранее выслать всем, кто подтвердил участие в бизнес-событии. Это избавит вас от траты времени на лишнюю коммуникацию.

И обязательно оставьте контакты организатора из вашей команды, который сможет оперативно отвечать на вопросы гостей и решать возникающие трудности в процессе подготовки мероприятия или во время него.

Казалось бы, что может быть банальнее? Но почему-то это не самая очевидная вещь, хотя такая необходимая. Позаботьтесь о том, чтобы во время проведения мероприятий на площадке был кулер. Или заранее закупите для гостей индивидуальные бутылки с водой.

Классный дизайн далеко не всегда залог успеха. Представьте ситуацию: ваши дизайнеры корпели над визуалом, но в результате все участники видят только одну сторону медали (и, как правило, не ту, что задумывалось). Дело в том, что бейдж сделан под один карабин. У него только одна рабочая сторона, и он постоянно переворачивается.

Решение очень простое: заказывайте бейджи с вырезом под два карабина либо делайте двусторонний дизайн. Что еще учесть при подготовке: если ивент предполагает нетворкинг, то указывайте на бейджах не только имена и фамилии, но и названия компаний. Это упростит коммуникацию при знакомстве.

При проведении делового события выполняйте все обещания, которые даете гостям на старте. В моей практике был кейс, когда организаторы очень красиво расписали ивент на сайте, пообещав классный контент, угощения и мастер-классы, но в итоге реализовали только 20% из заявленного. Это сразу подрывает доверие. В следующий раз потенциальный участник 10 раз подумает, идти к вам или нет. Учитывайте это при подготовке вашего мероприятия.

Забрифуйте коллег, которые помогают организовать мероприятие, по основным моментам: какая программа, во сколько перерыв, где можно зарядить телефон и т. д. Очень неприятно, когда гость подходит к сотруднику на стойке регистрации, а тот не знает ответ на элементарный вопрос. Поэтому проследите, чтобы все находились в едином инфополе.

Опытные эксперты не всегда классные спикеры. Чтобы избежать непредвиденных ситуаций во время проведения мероприятий, обязательно заранее обсудите с ними контент. Запланируйте несколько репетиций, послушайте, как люди говорят. Оцените их внешний вид и подачу информации. Если есть возможность, возьмите на себя визуальную составляющую презентации или предоставьте единый шаблон.

Случай из практики: я готовила онлайн-митап для студентов с одним из топовых сотрудников крупнейшего банка. Человек он занятой, но опытный. На репетиции времени не было. Я была уверена в нем на 100%. Каково же было мое удивление, когда он вышел в эфир с выключенной камерой и в течение всей трансляции так и не включил ее. На мои просьбы сделать это тоже не реагировал. С тех пор я взяла за правило прописывать основные пункты в чек-листе и всегда проводить репетиции.

Одно из ключевых правил организации и проведения мероприятий — проверка технического оборудования на площадке: свет, звук, микрофоны, кликер, вывод заставок и презентаций (список можно продолжать). Сделайте это заранее.

А еще лучше — доверьте задачу техническому специалисту из вашей команды или приглашенному сотруднику, зоной ответственности которого будет вся техническая часть. Если что-то пойдет не так, он быстрее найдет оптимальное решение, потому что вас, как минимум, может не быть рядом в этот момент.

Если вы посмотрите календарь деловых событий, то их миллион. И многие из них одинаковые. Например, 99% конференций проходят по одному принципу: конференц-зал в отеле, зона для кофе-брейка, доклады нон-стопом. Чтобы организовать мероприятие на высоком уровне и привлечь аудиторию, добавьте изюминку: интересную площадку, тематику, нестандартную программу и т. д.

Например, однажды я проводила конференцию, посвященную теме искусства заботы о людях и бизнесе. Слово «искусство» стало ключевым при разработке концепции. Поэтому я выбрала соответствующую площадку — очень изысканную, немного напоминающую галерею современного искусства. В качестве навигационных стоек использовала мольберты, для украшения зоны кейтеринга — гипсовые скульптуры. Визуальный язык и детали очень важны. Именно совокупность всех элементов делает ваше мероприятие особенным и выделяет на фоне остальных.

Кроме того, важно разбавлять деловую программу тематическими интерактивами, чтобы гости могли переключить внимание и разгрузить голову от большого потока информации. Например, на конференции, посвященной искусственному интеллекту, которую мы недавно организовывали, помимо деловой программы, была развлекательная часть.

Мы проводили баттл между художником и нейросетью. Задача была нарисовать реального человека — одного из гостей конференции. После мы предложили гостям проголосовать за понравившийся вариант. Также пригласили нейротаролога, который с помощью нейросети отвечал на вопросы участников мероприятия, и реализовали интерактивную фотозону на основе ИИ, позволяющую увидеть себя в другой реальности.

Проявите внимание и заботу к гостям. По возможности на месте поинтересуйтесь, какие у них впечатления от участия в мероприятии. Обратная связь от гостей поможет выявить слабые стороны, найти точки роста и в дальнейшем лучше организовать мероприятие.

Залог эффективности в организации и проведении любого мероприятия — менеджмент. Большую роль играют слаженная работа всей команды, выбор подрядчиков, четкое распределение полномочий и творческий потенциал. Именно эти компоненты позволяют провести ивент, который оставит в памяти участников приятные впечатления.