Как подготовить и провести классное мероприятие? Гайд для ивент-менеджера

Мы собрали 10 основных моментов, на которые точно стоит обратить внимание при организации делового мероприятия.

Если ваша площадка не очень удобно расположена, обязательно продумайте несколько вариантов маршрутов и поделитесь ими с участниками. Например, вы проводите мероприятие в одной из башен «Делового центра» или «Сколково». Поверьте, там сложно ориентироваться даже человеку, который там уже был. Что уж говорить о госте, впервые посещающем мероприятие.

Совет: позаботьтесь о нём и его нервах. Договоритесь с сотрудниками площадки и расставьте навигацию на основных точках маршрута. Лучше, если на время сбора гостей несколько человек из персонала также будут ориентировать участников. Такой подход говорит о том, что вы заботитесь о гостях мероприятия. Более того, это повысит шансы, что до него доберутся максимальное количество человек.

Не будет лишним расставить навигационные таблички и на самой площадке, обозначив основные зоны мероприятия: стойку регистрации, гардероб, зону кофе-брейка, спикерскую и пр.

Заранее подготовьте ответы на часто задаваемые вопросы: как добраться, есть ли парковка и пр. Их можно оформить в виде короткого PDF-файла, который легко открывается с телефона, или сделать на сайте/лендинге отдельный раздел. Это избавит вас от траты времени на лишнюю коммуникацию. И обязательно оставьте контакты организатора из вашей команды, который сможет оперативно отвечать на вопросы гостей и решать возникающие трудности перед мероприятием или во время него.

Почему-то не самая очевидная вещь, но такая необходимая. Позаботьтесь о том, чтобы на площадке был кулер или заранее закупите для гостей индивидуальные бутылки с водой.

Классный дизайн далеко не всегда залог успеха. Представьте ситуацию: ваши дизайнеры корпели над визуалом, но в результате все участники видят только одну сторону медали (и, как правило, не ту, что задумывалось). А всё дело в том, что бейдж сделан под один карабин, имеет только одну рабочую сторону и постоянно переворачивается.

Решение очень простое: заказывайте бейджи с вырезом под два карабина либо делайте двусторонний дизайн. И еще: если мероприятие предполагает нетворкинг, то указывайте на бейджах не только имена и фамилии, но и названия компаний. Это упростит коммуникацию при знакомстве.

Выполняйте все обещания, которые даёте гостям на старте. В моей практике был кейс, когда организаторы очень красиво расписали ивент на сайте, пообещав классный контент, угощения и мастер-классы, но в итоге реализовали только 20% из заявленного. Это сразу подрывает доверие. В следующий раз потенциальный участник 10 раз подумает, идти к вам или нет.

Забрифуйте коллег, которые помогают в проведении мероприятия, по основным моментам: какая программа, во сколько перерыв, где можно зарядить телефон и т. д. Очень неприятно, когда гость подходит к сотруднику на стойке регистрации, а тот не знает ответ на элементарный вопрос.

Опытные эксперты не всегд классные спикеры. Чтобы избежать непредвиденных ситуаций во время мероприятия, обязательно заранее обсудите с ними контент, проведите несколько репетиций, послушайте, как люди говорят, оцените их внешний вид и подачу информации. Если есть возможность, возьмите на себя визуальную составляющую презентации или предоставьте единый шаблон.

Случай из практики: я готовила онлайн-митап для студентов с одним из топовых сотрудников крупнейшего банка. Человек он занятой, но опытный. На репетиции времени не было. Я была уверена в нём на 100%. Каково же было моё удивление, когда он вышел в эфир с выключенной камерой и в течение всей трансляции так и не включил её. На мои просьбы сделать это тоже не реагировал. С тех пор я взяла за правило прописывать основные пункты в чек-листе и всегда проводить репетиции.

Заранее проверьте техническое оборудование на площадке: свет, звук, микрофоны, кликер, вывод заставок и презентаций (список можно продолжать). А еще лучше — доверьте эту задачу техническому специалисту из вашей команды или приглашенному сотруднику, зоной ответственности которого будет вся техническая часть. Если что-то пойдет не так, он быстрее найдет оптимальное решение, потому что вас, как минимум, может не быть рядом в этот момент.

Если вы посмотрите календарь деловых событий, то их миллион. И многие из них одинаковые. Например, 99% конференций проходят по одному принципу: конференц-зал в отеле, зона для кофе-брейка, доклады нон-стопом. Если вы хотите привлечь аудиторию, добавьте изюминку: интересную площадку, тематику, нестандартную программу и т. д.

Например, однажды я организовывала конференцию, посвященную теме искусства заботы о людях и бизнесе. Слово «искусство» стало ключевым при разработке концепции. Поэтому я выбрала соответствующую площадку — очень изысканную, немного напоминающую галерею современного искусства. В качестве навигационных стоек использовала мольберты, для украшения зоны кейтеринга — гипсовые скульптуры. Визуальный язык и детали очень важны. Именно совокупность всех элементов делает ваше мероприятие особенным и выделяет на фоне остальных.

Проявите внимание и заботу к гостям. По возможности на месте поинтересуйтесь, какие у них впечатления от присутствия на мероприятии. Обратная связь от непосредственных участников поможет улучшить организацию, выявить слабые стороны и провести следующее мероприятие еще лучше.