Дата публикации: 13 марта 2023

Время чтения: 6 минут

Как подготовить и провести классное мероприятие? Гайд для ивент-менеджера

Чтобы ваше мероприятие произвело нужное впечатление и оставило приятные воспоминания в памяти участников, продумайте его до мелочей. Казалось бы, кто обратит внимание на отсутствие ручек, когда со сцены вещает именитый спикер? Но на самом деле именно из мелочей складывается общее впечатление об ивенте.
Ольга Гатчина
Менеджер по организации мероприятий iConText Group
Мы собрали 10 основных моментов, на которые точно стоит обратить внимание при организации делового мероприятия.

1. Навигация по пути к площадке и на самой площадке

Если ваша площадка не очень удобно расположена, обязательно продумайте несколько вариантов маршрутов и поделитесь ими с участниками. Например, вы проводите мероприятие в одной из башен «Делового центра» или «Сколково». Поверьте, там сложно ориентироваться даже человеку, который там уже был. Что уж говорить о госте, впервые посещающем мероприятие.

Совет: позаботьтесь о нём и его нервах. Договоритесь с сотрудниками площадки и расставьте навигацию на основных точках маршрута. Лучше, если на время сбора гостей несколько человек из персонала также будут ориентировать участников. Такой подход говорит о том, что вы заботитесь о гостях мероприятия. Более того, это повысит шансы, что до него доберутся максимальное количество человек.

Не будет лишним расставить навигационные таблички и на самой площадке, обозначив основные зоны мероприятия: стойку регистрации, гардероб, зону кофе-брейка, спикерскую и пр.

2. FAQ

Заранее подготовьте ответы на часто задаваемые вопросы: как добраться, есть ли парковка и пр. Их можно оформить в виде короткого PDF-файла, который легко открывается с телефона, или сделать на сайте/лендинге отдельный раздел. Это избавит вас от траты времени на лишнюю коммуникацию. И обязательно оставьте контакты организатора из вашей команды, который сможет оперативно отвечать на вопросы гостей и решать возникающие трудности перед мероприятием или во время него.

3. Вода

Почему-то не самая очевидная вещь, но такая необходимая. Позаботьтесь о том, чтобы на площадке был кулер или заранее закупите для гостей индивидуальные бутылки с водой.

4. Бейджи

Классный дизайн далеко не всегда залог успеха. Представьте ситуацию: ваши дизайнеры корпели над визуалом, но в результате все участники видят только одну сторону медали (и, как правило, не ту, что задумывалось). А всё дело в том, что бейдж сделан под один карабин, имеет только одну рабочую сторону и постоянно переворачивается.

Решение очень простое: заказывайте бейджи с вырезом под два карабина либо делайте двусторонний дизайн. И еще: если мероприятие предполагает нетворкинг, то указывайте на бейджах не только имена и фамилии, но и названия компаний. Это упростит коммуникацию при знакомстве.

5. Обещать не значит жениться

Выполняйте все обещания, которые даёте гостям на старте. В моей практике был кейс, когда организаторы очень красиво расписали ивент на сайте, пообещав классный контент, угощения и мастер-классы, но в итоге реализовали только 20% из заявленного. Это сразу подрывает доверие. В следующий раз потенциальный участник 10 раз подумает, идти к вам или нет.

6. Знание — сила

Забрифуйте коллег, которые помогают в проведении мероприятия, по основным моментам: какая программа, во сколько перерыв, где можно зарядить телефон и т. д. Очень неприятно, когда гость подходит к сотруднику на стойке регистрации, а тот не знает ответ на элементарный вопрос.

7. Спикеры

Опытные эксперты не всегд классные спикеры. Чтобы избежать непредвиденных ситуаций во время мероприятия, обязательно заранее обсудите с ними контент, проведите несколько репетиций, послушайте, как люди говорят, оцените их внешний вид и подачу информации. Если есть возможность, возьмите на себя визуальную составляющую презентации или предоставьте единый шаблон.

Случай из практики: я готовила онлайн-митап для студентов с одним из топовых сотрудников крупнейшего банка. Человек он занятой, но опытный. На репетиции времени не было. Я была уверена в нём на 100%. Каково же было моё удивление, когда он вышел в эфир с выключенной камерой и в течение всей трансляции так и не включил её. На мои просьбы сделать это тоже не реагировал. С тех пор я взяла за правило прописывать основные пункты в чек-листе и всегда проводить репетиции.

8. Техника

Заранее проверьте техническое оборудование на площадке: свет, звук, микрофоны, кликер, вывод заставок и презентаций (список можно продолжать). А еще лучше — доверьте эту задачу техническому специалисту из вашей команды или приглашенному сотруднику, зоной ответственности которого будет вся техническая часть. Если что-то пойдет не так, он быстрее найдет оптимальное решение, потому что вас, как минимум, может не быть рядом в этот момент.

9. Разнообразие

Если вы посмотрите календарь деловых событий, то их миллион. И многие из них одинаковые. Например, 99% конференций проходят по одному принципу: конференц-зал в отеле, зона для кофе-брейка, доклады нон-стопом. Если вы хотите привлечь аудиторию, добавьте изюминку: интересную площадку, тематику, нестандартную программу и т. д.

Например, однажды я организовывала конференцию, посвященную теме искусства заботы о людях и бизнесе. Слово «искусство» стало ключевым при разработке концепции. Поэтому я выбрала соответствующую площадку — очень изысканную, немного напоминающую галерею современного искусства. В качестве навигационных стоек использовала мольберты, для украшения зоны кейтеринга — гипсовые скульптуры. Визуальный язык и детали очень важны. Именно совокупность всех элементов делает ваше мероприятие особенным и выделяет на фоне остальных.

10. Общение

Проявите внимание и заботу к гостям. По возможности на месте поинтересуйтесь, какие у них впечатления от присутствия на мероприятии. Обратная связь от непосредственных участников поможет улучшить организацию, выявить слабые стороны и провести следующее мероприятие еще лучше.

Чек-лист по подготовке и проведению мероприятий

  1. Сделайте навигационные таблички по пути к площадке и на самой площадке. Продумайте несколько вариантов маршрутов и поделитесь ими с участниками. Обозначьте, где стойка регистрации, гардероб, зона кофе-брейка, спикерская и пр.

  2. Заранее подготовьте ответы на часто задаваемые вопросы: как добраться, есть ли парковка и пр. Добавьте их на сайт или сделайте PDF-файл, который предварительно сможете выслать всем участникам мероприятия.

  3. Не забудьте про воду! Наличие кулера или индивидуальных бутылок с водой — обязательный атрибут любого мероприятия.

  4. По возможности заказывайте бейджи с вырезом под два карабина, либо делайте двусторонний дизайн. Иначе, если бейдж перевернется, все увидят только пустой лист.

  5. Выполняйте все обещания, которые даёте своим гостям на старте. Если говорите, что выступать будут именитые спикеры, обязательно пригласите их.

  6. Организаторы должны знать всё о мероприятии и площадке, на которой оно проводится: какая программа, во сколько перерыв, где можно зарядить телефон и т. д.

  7. Заранее обсудите со спикерами контент и проведите репетиции. При необходимости скорректируйте их выступление: подачу информации, манеру говорить и как вести себя на сцене.

  8. Заблаговременно проверьте техническое оборудование. А еще лучше — позаботьтесь о том, чтобы на площадке присутствовал профессионал, который при необходимости решит проблему со светом, звуком, микрофоном и пр.

  9. Не делайте мероприятие, как две капли воды похожее на все остальные. Добавьте изюминку, придумайте нестандартную программу, формат и пр.

  10. Сразу после проведения мероприятия, пока гости еще не разошлись, соберите с них обратную связь.
Больше полезного контента — в нашем Telegram-канале Business Diving. Подписывайтесь!
Читайте также
В статье узнаете, с чем CPA-рынок столкнулся в уходящем году и чего ждать от 2024. Делимся интересными кейсами и рассказываем о трендах на ближайшее время.
Как SEO-специалист может упростить себе жизнь с помощью ChatGPT и какие работы пока не стоит пытаться делегировать нейросети.
Делимся результатами исследования iConText Group, icontext и Up&Wise «Искусственный интеллект: эффективный инструмент или модное явление».
Подпишитесь на рассылку
Будьте в курсе новостей от компаний группы
Нажимая на кнопку, вы даёте согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности.